スパムメールと間違えられないためにはどうしたらよいのでしょうか。
結論から言うと、普通のメールを普通に出せばよいということです。つまりスパムメールのような書き方をしなければよいということになります。
１．無料メールアドレスでビジネスメールを出さない
迷惑メールフィルタはスパムメールがよく送られてくるサイトの信頼情報を低く評価しています。スパムメールの送信によく無料メールアドレスが使われていますので、無料メールアドレスでビジネスメールを出さないのが鉄則です。
２．件名にはしっかりと要件を記載
件名に「【○○株式会社 水谷】9/14の打ち合わせ場所」と社名や名前を名乗り要件をしっかり書きます。
件名を書かずに空白で送ればスパムメールと認識してくれと言っているようなものです。また「こんにちは」「お世話になります」などスパムメールによく使われる件名は御法度です。
３．送信者名をしっかり記載
「○○株式会社 水谷」など社名や名前をしっかり送信者名に設定しましょう。「ジュル」と愛称で送った男性のメールが届かず、調べるとスパムメール扱いになった事例があります。
４．ビジネスでHTMLメールは使わない
ビジネスメールでHTMLメールは使わない方がよいでしょう。最近はそうでもないですが、HTMLで届くメルマガがよくスパムメール扱いになっていました。ビジネスでは容量も多くなるためHTMLメールを嫌がる人も多く使わない方が無難でしょう。
５．内容に変な記載をしない
スパムメールの内容を見るとよく「ビジネスチャンス」、「タダで貰おう」、「楽して稼ごう」のような文章が書かれています。営業などでビジネスチャンスという言葉を使いがちですが多用するのはやめたほうがよいでしょう。
またスパムメールでよく「！」が使われています。こういった記号も多用しない方がよいでしょう。
マナーとしてメールを受け取ったら受け取っただけでもよいので素早く返信するようにしましょう。いつも返事をくれる人から返事が来なければ、途中でメールが消えてしまったのかなと再送するアクションに移れます。
便利なメールですが万能というわけではありません。ビジネスの場合は相手に届かない可能性も常に念頭おいて電話、FAXなど複数の伝達手段を使うことも大切です。